Outlook plein ou lent : Solutions pratiques pour archiver et réduire le PST/OST
Lorsque Microsoft Outlook devient lent ou annonce être plein, cela signifie généralement que le fichier de données – PST pour Outlook personnel ou OST pour les comptes connectés à Microsoft Exchange – a atteint des dimensions considérables. Heureusement, il existe des solutions efficaces pour archiver vos données, réduire la taille des fichiers PST/OST et conserver votre historique.
Comprendre les fichiers PST et OST
Avant de plonger dans les solutions, il est crucial de comprendre la différence entre les fichiers PST (Personal Storage Table) et OST (Offline Storage Table). Le PST est utilisé pour stocker des copies de vos messages, calendriers, contacts et autres éléments dans Outlook. En revanche, le OST permet d’accéder à ces mêmes données même lorsque vous êtes hors ligne. Ces fichiers grandissent avec le temps et peuvent causer des lenteurs ou des problèmes de stockage.
Archiver pour libérer de l’espace
L’archivage est une méthode efficace pour gérer la taille de votre boîte mail. Outlook propose une fonction d’archivage automatique qui déplace les éléments anciens d’un fichier PST/OST principal à un fichier d’archive PST. Pour activer cette fonction :
1. Allez dans Fichier > Options > Avancé.
2. Cliquez sur Paramètres d’archivage automatique.
3. Ajustez les paramètres selon vos préférences.
Réduire la taille du PST/OST
Outre l’archivage, il est possible de réduire directement la taille de vos fichiers PST/OST :
1. **Pour PST :** Allez dans Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte, cliquez sur l’onglet Fichiers de données, sélectionnez votre fichier PST, puis cliquez sur Paramètres > Onglet Avancé > Compactage.
2. **Pour OST :** Si votre fichier OST est devenu trop grand, songez à le supprimer puis à laisser Outlook le recréer en re-téléchargeant vos données depuis le serveur d’Exchange. Ceci peut être fait en allant dans le Panneau de configuration > Courrier > Comptes de messagerie > Fichiers de données, en sélectionnant le fichier OST et en cliquant sur Supprimer.
Conserver l’historique
Pendant ces opérations, votre historique de messagerie est sauvegardé. L’archivage déplace simplement les éléments vers un autre fichier PST, les gardant accessibles à tout moment. La réduction de la taille ou la régénération d’un fichier OST n’affecte pas les données stockées sur le serveur d’Exchange, garantissant ainsi la conservation de votre historique.
Pour terminer, il est parfois complexe de gérer manuellement la taille de votre boîte de messagerie ou de résoudre les problèmes de performance d’Outlook. Dans de tels cas, le recours à une assistance professionnelle peut être la solution idéale. Gematic, avec son expertise en nouvelles technologies et sécurité informatique, peut vous aider à mettre en place une solution d’archivage, de réduction de PST/OST et de gestion de l’historique sur mesure pour Outlook. Cela garantira non seulement une meilleure performance de votre messagerie mais également la sécurité et l’accessibilité de vos données à long terme.